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Sprache im Wirtschaftsalltag
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eMail im Geschäftsleben

Kleine Sammlung von Hinweisen
     

Hand und Fuß und Kopf und Schwanz

 

Worum es geht

Zwar wird eMail-Marketing mittlerweile auch von seriösen Anbietern entdeckt. Dass die Signatur das wichtigste Werbemittel im ganzen Internet ist, verstehen aber wenige. Nicht einmal bei der Wahl vernünftiger eMailadressen waltet allzu viel Verstand.

Zur Entwicklung von Signaturen

Diesen Beitrag verdanken wir Michael Charlier, zuerst veröffentlicht im Jahr 2001 in der baerentatze; man kann sie auch (gratis) abonnieren
 
Mich erreichen viele Mails ohne Hand und Fuß - die machen dann zeitraubende telefonische Rueckfragen notwendig. Doch ach, dann fehlt es auch an Kopf und Schwanz - oder wie, um mit letzterem zu beginnen, soll ich meine telefonische Rueckfrage starten, wenn die Mail die Telefonnummer des Absenders diskret verschweigt und nicht einmal eindeutige Auskunft ueber die Firma gibt?

Gastbeitrag von Dr. Michael Charlier

Signatur

Was auf Papier der Briefkopf, ist für die Email der Footer. Der wird oft auch als Signatur bezeichnet - was nichts mit der elektronischen Signatur zu tun hat. Eine ordentliche Email-Signatur enthält mindestens eine eindeutige Aussage zum Namen des Unternehmens und die Telefonnummer des Absenders.

Solange es noch Software gibt, welche die Mailadresse des Absenders nicht regulär sichtbar macht, kann es auch nichts schaden, dort die Mailadresse hinzusetzen. Mails auszudrucken ist zwar nicht sinnvoll, aber üblich, und dann sollte die Adresse auch auf dem Papier stehen.

So weit die Pflicht. Als Kür können Sie noch einen Einzeiler dazunehmen, der in wenigen Worten skizziert, wofür und warum Sie der einzige ernstzunehmende Anbieter zwischen Algarve und Ural sind.

Aber alles zusammen bitte in nicht mehr als 4 Zeilen. Es geht - für die Details fragen Sie den Kollegen Baer, Geschäftsbereich Signaturentwicklung.

Übrigens: Ordentliche Programme hängen eine Signatur nicht nur automatisch jeder Mail an - sie verwalten auch unterschiedliche Signaturen für verschiedene Empfängergruppen. Oder ziehen sie aus einem Zufallsgenerator.

Adresse

Auch eMails haben einen Briefkopf. Er enthält Technokram und wird deshalb von den meisten Programmen nur auf Wunsch angezeigt - gut so.

Aber noch vor dem Briefkopf steht Ihre Adresse - und bei deren Vergabe macht Ihre Mailadministration oft Fehler. Es ist völlig in Ordnung, wenn Sie Horstguenther (ohne Bindestrich, aber mit TH) Schmitt-Sebaszinski (mit Doppel-T und hinten I) heissen. Aber Sie ahnen schon, was passiert, wenn die Mail-Konventionen der Applerbek & Huizenstamm KG verlangen, den vollen Namen vor das @ in der Mailadresse zu setzen:

Das ist keine Mailadresse, das ist Anstiftung zur Verstümmelung, nämlich Ihres Namens. Mails mit falsch geschriebenen Adressen schicken die meisten Postsysteme automatisch an den Absender zurück: "Empfänger unbekannt"

Deshalb gibt es in vielen US-Unternehmen die Festlegung, vor das @ nicht mehr als 8 Buchstaben zu setzen und auch für den Firmnamen eine eigene Adresse nach der KISS-Regel zu reservieren: Keep It Simple, Stupid!

Oder ist ihre Individualität so schwach ausgeprägt, dass Sie sich in sebasz@applerbek.de nicht wiedererkennen können?

Allerdings: Eine ordentliche Signatur sollte dann schon sein.

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  Dipl.-Ing. Oliver Baer, Publizist
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